Cumhurbaşkanı Tayyip Erdoğan’ın imzasıyla Resmi Gazete’de yayınlanan yönetmelikle, resmi yazışmaların tümü dijital ortamda hazırlanacak, imzalanacak, iletilecek ve saklanacak. 1 Temmuz’da yürürlüğe girecek düzenlemeye göre devletin tüm belgeleri elektronik ortamda tek nüsha oluşturulacak. Belge içerisinde logo, doğrulama kodu, karekod kullanılacak.
Devletin gizli ve çok gizli yazışmaları dışındaki tüm belgeler güvenli elektronik imza ile imzalanıp elektronik ortamda gönderilecek. “Gizli” ve “özel” belgeler, yüksek güvenlik önlemlerinin alındığı ve internet bağlantısı olmayan cihazlarda hazırlanacak. Hazırlanan belgelerde “Z” kodu kullanılacak. Belgelere kırmızı renkle ve tamamı büyük harflerle gizlilik derecesi yazılacak. Gizli belgeler güvenlik amacıyla çift zarf yapılarak gönderilecek. Belge ve muhataba ait bilgilerin yer aldığı iç zarf yüzeyi, gizlilik derecesi kırmızı renkli kaşeyle derecelendirilecek. Farklı şehirlere yapılacak gönderimler sadece PTT aracılığıyla yapılacak. Gizlilik derecesi olan yazışmaları yapan idarelerde “Kontrollü Evrak Bürosu” oluşturulması zorunlu olacak. Çok gizli belgeler özel dolaplarda ve odalarda saklanacak.
Erdinç Çelikkan